À compter du 1er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur et s’imposera progressivement aux entreprises établies en France. Cette réforme engendrera de nouvelles obligations pour les entreprises en matière d’émission et de réception des factures au format électronique.
Plus qu’un simple changement d’outil, la réforme de la facturation électronique représente une transformation organisationnelle et humaine qui impacte les processus et le capital humain de l’entreprise (TPE, PME, ETI…).
Voici cinq actions clés à entreprendre pour anticiper et se préparer efficacement à la réforme de la facturation électronique :
1. Impliquer les collaborateurs dans le passage à la facturation électronique
La première étape pour réussir la transition vers la facturation électronique consiste à impliquer l’ensemble des collaborateurs concernés :
Direction générale : prise de décisions stratégiques et allocation des ressources ;
Service comptable : choix de la solution, configuration du système et formation des équipes ;
Informatique : gestion des aspects techniques, intégration avec les autres systèmes et sécurisation des données ;
Juridique : assurance de la conformité légale ;
Achats : réception et traitement des factures électroniques ;
Ressources humaines : gestion de la formation des équipes à la nouvelle solution.
Il est essentiel de bien appréhender les nouvelles obligations réglementaires, de fixer des échéances internes en fonction des contraintes de l’entreprise et d’identifier les formats de factures à adopter. Par ailleurs, il convient de clarifier comment les factures électroniques seront reçues, traitées et archivées, notamment via l’annuaire national des entreprises.
2. Analyser les outils existants et anticiper les besoins futurs de l’entreprise
Un audit du système d’information actuel s’avère incontournable. Il permettra d’évaluer si ce dernier répond aux exigences de la réforme de la facturation électronique. Dans le cas où l’entreprise ne disposerait pas encore d’outils de gestion des achats ou des ventes digitalisés, il pourrait être judicieux de réaliser une étude de faisabilité pour intégrer ces outils.
L’analyse des outils doit également inclure la fiabilité des données actuelles et la capacité des systèmes à intégrer les nouvelles obligations de la facturation électronique en matière de reporting et de transmission des factures.
3. Documenter les processus métiers en lien avec la facturation électronique
Documenter les processus d’achat, de vente et de déclaration de TVA de l’entreprise est une étape cruciale pour identifier les points faibles ainsi que les axes d’amélioration. Il est important de s’assurer que chaque étape est bien maîtrisée par les équipes et que les processus sont clairement définis et centralisés. Cela inclut la validation des factures et la gestion des cas d’usage spécifiques (ex. : multi-livraisons et notes de frais), qui devront être adaptés aux nouvelles exigences de la réforme de la facturation électronique.
4. Analyser l’écosystème clients-fournisseurs
Il est essentiel de comprendre comment les partenaires commerciaux de l’entreprise se préparent à cette réforme de la facturation électronique. Cela inclut d’identifier les plateformes de dématérialisation partenaires qu’ils comptent utiliser et de s’assurer que le système pourra interagir efficacement avec elles. Anticiper les choix stratégiques des partenaires majeurs est recommandé pour synchroniser les projets de mise en conformité.
5. Organiser le projet de passage à la facturation électronique en mode collaboratif
La clé d’une mise en place réussie de la facturation électronique réside dans une gestion de projet structurée. La création d’une équipe aux compétences variées, combinant des expertises internes et externes, permet d’aborder de manière globale les différentes facettes du projet :
- Choix des outils ;
- Paramétrage des systèmes ;
- Gestion des données ;
- Formation des collaborateurs.
Désigner un chef de projet dédié à la facturation électronique permettra de coordonner les efforts et de maintenir la dynamique jusqu’à la date limite de conformité.
Réussir la transition vers la facturation électronique
La transition vers la facturation électronique est un projet d’envergure nécessitant une préparation méthodique et anticipée. En suivant ces cinq actions, l’entreprise pourra non seulement se conformer aux nouvelles exigences, mais également tirer profit des opportunités offertes par la digitalisation des processus financiers.
Baker Tilly – Cholet
6 rue de Montréal à Cholet
cholet@bakertilly.fr
02 41 75 62 62
Site internet : bakertilly.fr
Linkedin https://www.linkedin.com/company/bakertillyfrance/mycompany/
Instagram https://www.instagram.com/bakertillyfrance/
Lundi au jeudi
8 h 30 – 12 h 30
13 h 45 – 17 h 45
Vendredi
8 h 30 – 12 h 30
13 h 45 – 16 h 45
Autres article Upside Services : https://www.bookupside.fr/category/service/
